Tata Kelola Website UIN Syahada
Kerangka pengelolaan website resmi UIN Syekh Ali Hasan Ahmad Addary Padangsidimpuan sebagai pusat informasi digital universitas yang akurat, aktual, transparan, aman, mudah diakses dan terintegrasi dengan seluruh unit kerja.
Konsep & Prinsip Tata Kelola Website
Fondasi pengelolaan website resmi UIN SyahadaInformasi harus bersumber dari unit atau pejabat yang memiliki kewenangan terhadap substansi informasi.
Informasi harus diperbarui secara berkala dan tidak dibiarkan dalam kondisi kedaluwarsa.
Informasi publik yang memang terbuka harus dapat ditemukan dan diakses masyarakat dengan mudah.
Setiap konten memiliki sumber, penanggung jawab dan jejak pengelolaan yang dapat ditelusuri.
Humas, PPID, fakultas, lembaga, biro dan unit kerja bekerja dalam sistem informasi yang terkoordinasi.
Akses administrator, data, media dan sistem website harus dilindungi melalui pengamanan berlapis.
Mewujudkan website UIN Syahada sebagai sumber informasi digital yang terpercaya bagi mahasiswa, calon mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, alumni, mitra dan masyarakat.
Struktur Pengelola Website
Model tata kelola terpusat dengan kontribusi unit kerjaMenyediakan informasi akademik, prestasi, kegiatan dan profil fakultas.
Menyediakan informasi program, kegiatan, penelitian dan layanan Pascasarjana.
Menyediakan informasi layanan administrasi, kepegawaian, keuangan dan layanan universitas.
Menyediakan informasi program, kegiatan, kebijakan dan capaian lembaga.
Menyampaikan informasi layanan dan kegiatan sesuai bidang tugas masing-masing.
Mengelola informasi publik sesuai fungsi, klasifikasi dan kewenangan PPID.
Pembagian Tugas & Kewenangan
Matriks tanggung jawab pengelolaan website| Pengelola | Peran Utama | Kewenangan | Status |
|---|---|---|---|
| Rektor / Pimpinan | Arah strategis komunikasi universitas | Persetujuan informasi strategis | STRATEGIS |
| Humas | Editorial, berita, publikasi dan komunikasi | Editing dan pengelolaan konten komunikasi | EDITORIAL |
| Admin Website | Pengelolaan teknis website | Upload, update, menu dan media | TEKNIS |
| Unit Kerja | Sumber data dan informasi | Validasi substansi | SUMBER DATA |
| PPID | Pelayanan dan pengelolaan informasi publik | Klasifikasi dan layanan informasi publik | INFORMASI PUBLIK |
Klasifikasi Informasi & Konten
Menentukan jalur pengelolaan sebelum informasi dipublikasikanKegiatan pimpinan, fakultas, mahasiswa, penelitian, pengabdian, prestasi dan kegiatan strategis lainnya.
Informasi resmi yang membutuhkan perhatian mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan atau masyarakat.
Kalender akademik, jadwal, layanan akademik, program studi dan informasi pendidikan.
Profil, visi misi, struktur organisasi, pimpinan, fakultas, unit dan program unggulan.
Informasi yang dikelola melalui mekanisme keterbukaan informasi publik.
Prestasi, alumni, inovasi, profil program studi, video dan konten reputasi institusi.
Jangan langsung mempublikasikan bahan yang diterima. Tentukan terlebih dahulu jenis informasi, sumber, tingkat kepentingan, status keterbukaan dan kanal publikasinya.
Alur Pengajuan Konten
Dari unit kerja menuju pengelola website- Judul atau tema informasi.
- Nama unit pemilik informasi.
- Nama dan jabatan narasumber.
- Waktu dan lokasi kegiatan.
- Naskah atau data pendukung.
- Foto atau video apabila tersedia.
- Kontak person yang dapat dikonfirmasi.
- Dokumen pendukung apabila diperlukan.
Alur Verifikasi & Publikasi
Quality control sebelum informasi tampil ke publik- Apakah sumber informasi jelas?
- Apakah data sudah diverifikasi oleh unit pemilik?
- Apakah nama dan jabatan sudah benar?
- Apakah tanggal dan lokasi sudah benar?
- Apakah naskah menggunakan bahasa yang baik?
- Apakah foto/video layak dipublikasikan?
- Apakah terdapat data pribadi atau informasi sensitif?
- Apakah informasi tersebut memang boleh dipublikasikan?
- Apakah tautan dan dokumen pendukung berfungsi?
Informasi strategis, sensitif atau berpotensi menimbulkan dampak reputasi tidak boleh dipublikasikan hanya berdasarkan keputusan teknis admin website. Informasi tersebut harus melalui jalur persetujuan sesuai kewenangan institusi.
Pengelolaan Konten Website
Siklus hidup informasi dari dibuat sampai diarsipkanDipublikasikan berdasarkan nilai berita dan kepentingan komunikasi universitas.
Harus memiliki tanggal publikasi dan, bila diperlukan, tanggal berakhir.
Diperbarui apabila terjadi perubahan jadwal, lokasi atau narahubung.
Ditinjau secara berkala agar struktur, pejabat dan data institusi tetap aktual.
PPID & Informasi Publik
Integrasi website dengan tata kelola Informasi Publik- Profil dan struktur PPID.
- Informasi mengenai layanan Informasi Publik.
- Daftar Informasi Publik.
- Informasi yang berkaitan dengan ketentuan keterbukaan Informasi Publik.
- Formulir atau mekanisme permohonan informasi.
- Informasi mengenai prosedur keberatan sesuai ketentuan.
- Laporan layanan Informasi Publik sesuai kewajiban.
Website menjadi media penyajian dan akses informasi, sementara PPID menjalankan fungsi pelayanan dan pengelolaan Informasi Publik sesuai kewenangan.
Keamanan Website & Backup
Perlindungan akun, data, sistem dan aset digitalSetiap pengelola memperoleh akses sesuai tugasnya. Hindari penggunaan satu akun administrator untuk semua orang.
Gunakan kata sandi kuat, unik dan ubah secara berkala sesuai kebijakan keamanan.
CMS, plugin, tema dan komponen sistem harus dipelihara dan diperbarui secara terkontrol.
Backup database dan file website dilakukan secara terjadwal dan diuji pemulihannya.
Akun pegawai yang mutasi, pensiun atau tidak lagi bertugas harus segera ditinjau dan dinonaktifkan.
Harus tersedia prosedur apabila terjadi defacement, akun diretas, malware atau kehilangan data.
Monitoring & Evaluasi Website
Pengukuran kualitas, kinerja dan efektivitas website- Memeriksa website dapat diakses dengan normal.
- Memeriksa pengumuman dan berita terbaru.
- Memeriksa error dan tautan bermasalah.
- Memeriksa komentar atau formulir masuk.
- Memeriksa informasi penting yang membutuhkan pembaruan.
- Jumlah konten yang diterbitkan.
- Jumlah konten yang diperbarui.
- Konten yang masih kedaluwarsa.
- Statistik kunjungan.
- Halaman paling banyak diakses.
- Performa konten.
- Permintaan koreksi informasi.
Memastikan informasi strategis masih akurat dan relevan.
Mengevaluasi menu, navigasi, kategori dan pengalaman pengguna.
Meninjau akun, akses, backup dan komponen teknis website.
Menentukan pengembangan website berdasarkan kebutuhan universitas dan pengguna.
Pengaduan & Koreksi Informasi
Mekanisme koreksi informasi yang tidak akurat- Masyarakat atau sivitas menyampaikan laporan koreksi.
- Pengelola mencatat tanggal, URL dan informasi yang dilaporkan.
- Humas/admin memeriksa informasi tersebut.
- Informasi diteruskan kepada unit pemilik data jika diperlukan verifikasi substansi.
- Unit memberikan data pembanding atau koreksi.
- Admin melakukan perubahan informasi.
- Perubahan dicatat dalam log pengelolaan konten.
Setiap koreksi harus ditangani berdasarkan fakta, bukan berdasarkan tekanan atau kepentingan tertentu. Tujuan utamanya adalah menjaga akurasi informasi publik.
KPI & Indikator Keberhasilan
Ukuran keberhasilan tata kelola website UIN Syahada| Area | Indikator | Frekuensi |
|---|---|---|
| Konten | Jumlah berita, pengumuman dan informasi yang dipublikasikan | Bulanan |
| Kualitas | Akurasi, kelengkapan dan relevansi informasi | Bulanan / Triwulan |
| Website | Uptime, error, broken link dan performa halaman | Mingguan / Bulanan |
| Pengguna | Pengunjung, halaman populer dan perilaku pengguna | Bulanan |
| Keamanan | Backup, akses administrator dan insiden keamanan | Bulanan |
| PPID | Ketersediaan dan pemutakhiran informasi publik | Berkala |
Hasil monitoring dan evaluasi dapat dituangkan dalam Laporan Kinerja Website UIN Syahada yang menjadi dasar perbaikan konten, layanan, teknologi dan strategi komunikasi digital universitas.