SOP Kehumasan UIN Syahada
Sistem operasional kehumasan UIN Syekh Ali Hasan Ahmad Addary Padangsidimpuan untuk memastikan komunikasi publik, pemberitaan, informasi, dokumentasi, media relations, pengelolaan isu dan reputasi institusi berjalan terarah, profesional dan terintegrasi.
SOP Peliputan dan Pemberitaan
- Unit kerja menyampaikan informasi kegiatan kepada Humas.
- Humas menentukan tingkat prioritas peliputan.
- Petugas melakukan peliputan dan wawancara.
- Data, nama, jabatan, tanggal dan kutipan diverifikasi.
- Reporter menyusun naskah berita.
- Editor melakukan pemeriksaan substansi dan bahasa.
- Berita mendapatkan persetujuan sesuai tingkat kewenangan.
- Berita dipublikasikan melalui kanal resmi.
- Dokumen berita dan dokumentasi diarsipkan.
Berdasarkan fakta, data dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Dipublikasikan secara tepat waktu sesuai nilai dan kepentingan informasi.
Memuat unsur what, who, when, where, why dan how.
Menghindari informasi yang provokatif, menyesatkan atau tidak terverifikasi.
Berita resmi UIN Syahada, dokumentasi kegiatan, arsip pemberitaan dan bahan publikasi lanjutan.
SOP Publikasi Website
- Menerima bahan informasi dari unit kerja.
- Memastikan sumber dan penanggung jawab informasi.
- Memeriksa akurasi data dan kelengkapan dokumen.
- Melakukan penyuntingan judul, naskah dan metadata.
- Menentukan kategori dan kanal publikasi.
- Melakukan persetujuan sesuai kewenangan.
- Mengunggah informasi ke website resmi.
- Memeriksa tampilan dan tautan setelah publikasi.
- Melakukan pemutakhiran dan pengarsipan konten kedaluwarsa.
Informasi strategis selalu diperbarui.
Data telah diverifikasi oleh sumber yang berwenang.
Informasi penting mudah ditemukan oleh masyarakat.
Konten memperhatikan kebutuhan pengguna dan aksesibilitas.
Website resmi yang aktif, informatif, terbarui dan menjadi pusat informasi digital UIN Syahada.
SOP Pengelolaan Media Sosial
- Menyusun kalender konten.
- Menentukan tema dan tujuan komunikasi.
- Membuat desain, video, caption atau format konten.
- Memverifikasi data dan identitas yang digunakan.
- Melakukan pemeriksaan editorial.
- Menentukan jadwal publikasi.
- Mempublikasikan melalui akun resmi.
- Memantau komentar dan respons publik.
- Menganalisis performa konten.
Berita aktual universitas.
Informasi layanan dan pengumuman.
Prestasi mahasiswa dan sivitas akademika.
Profil fakultas, program studi dan unit.
Wawancara pimpinan, dosen, mahasiswa dan alumni.
Kehidupan dan aktivitas mahasiswa.
Konten media sosial yang konsisten, terjadwal, informatif dan mendukung citra positif UIN Syahada.
SOP Media Relations dan Wawancara
- Menerima dan mencatat permintaan media.
- Memverifikasi identitas media dan wartawan.
- Mengidentifikasi topik wawancara.
- Menentukan narasumber yang kompeten.
- Menyiapkan data dan bahan briefing.
- Mengoordinasikan jadwal wawancara.
- Mendampingi wawancara bila diperlukan.
- Memantau hasil pemberitaan.
- Menyimpan dokumentasi hubungan media.
Database media, daftar narasumber, siaran pers, dokumentasi wawancara dan pemberitaan media.
SOP Dokumentasi Foto dan Video
- Menerima agenda kegiatan yang membutuhkan dokumentasi.
- Menentukan kebutuhan foto, video dan audio.
- Menyiapkan peralatan dokumentasi.
- Melakukan dokumentasi kegiatan.
- Melakukan seleksi dan penyuntingan dasar.
- Memberikan metadata berupa tanggal, kegiatan dan lokasi.
- Menyimpan file pada Digital Media Library.
- Melakukan backup secara berkala.
Digital Media Library UIN Syahada yang terstruktur, aman dan dapat digunakan untuk publikasi, promosi, akreditasi dan kebutuhan kelembagaan.
SOP Monitoring Media dan Isu Publik
Portal berita, media cetak, radio dan televisi.
Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X dan kanal digital.
Isu pendidikan, mahasiswa, dosen dan layanan akademik.
Isu yang berpotensi memengaruhi citra institusi.
- Melakukan monitoring secara harian atau berkala.
- Mencatat pemberitaan dan percakapan yang relevan.
- Mengidentifikasi sentimen dan pokok isu.
- Memverifikasi fakta kepada unit terkait.
- Menentukan tingkat risiko isu.
- Menentukan apakah diperlukan respons.
- Menyusun laporan monitoring.
Laporan Monitoring Media dan Isu Publik UIN Syahada serta rekomendasi tindak lanjut.
SOP Komunikasi Krisis
- Isu terdeteksi melalui monitoring atau laporan internal.
- Humas melakukan verifikasi fakta awal.
- Isu dikategorikan berdasarkan tingkat risiko.
- Pimpinan dan unit substantif terkait diberi informasi.
- Ditentukan juru bicara dan jalur komunikasi.
- Disusun key message, FAQ dan data pendukung.
- Klarifikasi atau pernyataan resmi disampaikan.
- Humas melakukan monitoring perkembangan isu.
- Dilakukan evaluasi pascakrisis.
Matriks risiko isu, key message, FAQ, pernyataan resmi, laporan penanganan krisis dan evaluasi pascakrisis.
SOP Klarifikasi dan Hak Jawab
- Mengidentifikasi pemberitaan atau konten yang perlu diklarifikasi.
- Memastikan bagian informasi yang tidak sesuai.
- Mengumpulkan data dan dokumen pembanding.
- Berkoordinasi dengan unit pemilik data.
- Menyusun materi klarifikasi.
- Mendapatkan persetujuan sesuai kewenangan.
- Menyampaikan klarifikasi kepada media.
- Mengajukan koreksi atau hak jawab apabila diperlukan sesuai ketentuan.
- Mendokumentasikan proses dan hasilnya.
Dokumen klarifikasi, komunikasi dengan media, koreksi/hak jawab dan laporan tindak lanjut.
SOP Pengelolaan Konten dan Branding
Menjaga konsistensi identitas visual dan verbal UIN Syahada.
Mengomunikasikan keunggulan fakultas, program studi dan institusi.
Mengangkat capaian mahasiswa, dosen dan institusi.
Menghadirkan kisah inspiratif sivitas akademika dan alumni.
- Menetapkan tujuan komunikasi dan target audiens.
- Menentukan pesan utama atau key message.
- Menyusun konsep konten.
- Memproduksi desain, foto, video, infografis atau naskah.
- Memeriksa identitas visual dan substansi.
- Memastikan kesesuaian dengan karakter institusi.
- Publikasi melalui kanal yang sesuai.
- Mengevaluasi jangkauan dan respons publik.
Konten komunikasi publik yang konsisten dengan identitas dan positioning UIN Syahada sebagai perguruan tinggi keagamaan negeri yang unggul, inovatif dan berdaya saing.
SOP Koordinasi Humas–PPID
Mengelola komunikasi publik, publikasi, media, website, media sosial dan dokumentasi.
Mengelola pelayanan dan klasifikasi Informasi Publik sesuai ketentuan yang berlaku.
Menyediakan, memverifikasi dan bertanggung jawab terhadap substansi data.
Memberikan arahan dan keputusan terhadap informasi strategis sesuai kewenangannya.
- Informasi atau permohonan diterima melalui kanal yang ditetapkan.
- Humas dan/atau PPID mengidentifikasi jenis informasi.
- Informasi dikoordinasikan dengan unit pemilik data.
- Data diverifikasi dan diperiksa status keterbukaannya.
- PPID menentukan proses layanan sesuai ketentuan.
- Informasi yang dapat dipublikasikan dikelola melalui kanal resmi.
- Permohonan Informasi Publik diproses melalui mekanisme PPID.
- Dokumen layanan dan publikasi didokumentasikan.
- Dilakukan evaluasi dan pemutakhiran informasi secara berkala.
Daftar informasi yang terkelola, bahan publikasi, dokumentasi layanan informasi, koordinasi unit kerja dan laporan pelayanan Informasi Publik.